Правила оформления документов
Деятельность любого субъекта хозяйствования связана с необходимостью составления большого количества документов, оформление которых привязано к унифицированным формам, а также носит управленческую и повседневную функцию (справки и приказы, доверенности и распоряжения). Довольно часто появляются вопросы о размерах полей и шрифта, месте постановки печатей и т.д.
Правила оформления документов регламентируются ГОСТами. Эти нормативно-правовые акты разработаны и утверждены на федеральном уровне. Требования, содержащиеся в них, носят рекомендательный характер. Они находят свое применение в распорядительных и организационных документах, которые включены в унифицированную систему. К ним относят распоряжения и постановления, решения и приказы, акты и протоколы, письма и т.д.
Правила оформления документов устанавливают перечень реквизитов, которые в них содержатся, а также требования к их оформлению. В приложениях к ГОСТам имеются образцы бланков. В связи с тем, что нормы по оформлению документов носят рекомендательный характер, каждый субъект хозяйствования должен издать локальный нормативный акт. В нем и будет закреплен его порядок делопроизводства.
Бланки, на которых изготавливаются документы, должны соответствовать форматам А4 или А5. Бумага при этом должна быть белого цвета. Допускается использование бланков светлых тонов. Правые поля документа не должны превышать десяти миллиметров. Остальные три – отделять текст от края листа расстоянием не менее двух сантиметров.
Правила оформления документов предусматривают возможность размещения на бланках:
— государственного герба России;
— герба субъекта РФ;
— эмблемы организации.
Правила оформления реквизитов документов регламентируют простановку этих знаков выше наименования субъекта хозяйствования. Еще ниже на бланке располагают справочные данные организации. Ими служат:
— номер государственной регистрации в органах налогового контроля ОГРН;
— ИНН/КПП, по оформлению в ИМНС;
— ОКУД, классифицирующийся как код формы составляемого документа;
— код ОКПО.
Общие правила оформления документов гласят, что реквизит, который является наименованием организации, должен соответствовать тому, который записан в уставных актах. Если у субъекта хозяйствования есть сокращенная аббревиатура, то она также должна быть указана. Обязательным справочным элементом является также наименование организации, которая выполняет функцию вышестоящей.
Номер документа, под которым он прошел процедуру регистрации, включает в себя порядковую цифру, которая может быть дополнена индексом, зафиксированным в номенклатуре дел, а также уведомлением об исполнителях, о корреспонденте и др.
Правила оформления документов предусматривают проставления наименования адресата. Им могут выступать как организации, так и подразделения, входящие в их структуру, а также физические и должностные лица. Утверждение документа производится либо при помощи подписи его уполномоченным лицом, либо путем составления отдельного акта. Бланк может быть передан исполнителям с резолюцией. Этот реквизит содержит в себе постановку определенной задачи, а также сроков ее исполнения.
В заголовке должен быть отражен вид документа, а также в него включают его краткое содержание. Основной текст, который составляется на государственном языке в соответствии с законодательными актами, оформляется в виде связного повествования, анкет, таблиц, а также соединений всех этих элементов. В первой части документа отражаются цели, которые преследует его издание, а во второй производятся решения, делаются выводы или просьбы, даются предложения.
В нижней части бланка проставляется реквизит подписи, а также согласования. Документ заверяется печатью. Она служит для того, чтобы подтвердить подлинность подписи, проставленной должностным лицом.
fb.ru
Как правильно оформить приложения к документам
Правильно оформить приложение к документу помогает реквизит «Отметка о приложении».
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» отметка о приложении содержит сведения о документе (документах) прилагаемом к основному документу.
Отметка о приложении может располагаться:
- после текста на сопроводительном документе;
- в тексте основного документа;
- на самом приложении.
Отметка после текста оформляется под текстом от границы левого поля (то есть без пробелов).
Правила оформления приложений
Если приложение названо в тексте документа, то отметка выглядит следующим образом:
Если не названо, то указываем полностью:
Приложение: 1. Договор об указании услуг на 5 л. в 1 экз.
2. Акт приема-передачи на 2 л. в 1 экз.Если приложением является электронный носитель, то отметка оформляется так:
Приложение: файл «Проект соглашения.doc» на usb-флеш-накопителе.
Если документ, являющийся приложением, имеет свои приложения, он оформляется следующим образом:
Приложение: письмо ООО «Раза ветров» от 17.06.2018 N 03-10/45 и приложения к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 2л. в 1 экз. только в первый адрес.
Приложение: на 2л. в 1 экз.
Так оформляются отметки о приложении только в сопроводительных и информационно-справочных документах.
На что обратить внимание
Слово «Приложение» пишется в единственном числе, несмотря на то, что приложений может быть несколько.
В ГОСТ не указано через сколько интервалов от текста оформляется отметка о приложении. Это важно, так как в пространство после текста не должно быть возможности что-либо дописать. Поэтому в этом вопросе мы будем руководствоваться разъяснениями Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (хотя они и утратили силу), в п. 6.1 которых сказано, что «реквизиты документа отделяют друг от друга двумя — четырьмя межстрочными интервалами».
Как оформляется отметка о наличии приложений в приказе или других распорядительных документах (постановлениях, решениях, распоряжениях)
В ГОСТ Р 7.0.97-2016 указано, что в в тексте распорядительных документах при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1).
В соответствии с Постановлением Правительства Волгоградской области от 12.09.2018 N 536 (приложение 1).
Также допускается ставить знак N перед приложением.
приложение N 1
То есть отметка о приложении в распорядительных документах, а также в договорах, положениях, правилах, инструкциях под текстом не оформляется, а указывается только в тексте документа.
Как оформляются приложения к распорядительным документам
На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:
Приложение N
к приказу ООО «Звезда»
от 21.08.2018 N 156
Реквизит выравнивается по левому краю или центрируется относительно самой длинной строки.
Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.
Приложение 1
УТВЕРЖДЕНО
приказом ООО «Мечта»
от 18.06.2018 N 118
С уважением, Инна.
документовед, специалист по ДОУ и делопроизводству
www.docdelo.ru
Как правильно оформлять документы на чем оформляются документы
Если внутри элемента присутствует самостоятельное предложение, начинающееся с заглавной буквы, то в конце него ставится точкой с запятой: Согласованность элементов списка Начальные слова каждого элемента списка должны согласовываться между собой в роде, числе и падеже. А также все элементы списка должны согласовываться в роде, числе и падеже со словами (или словом) в предваряющем перечень предложении, после которого стоит двоеточие. Последний элемент списка употреблен в ином падеже по сравнению с остальными. Данный перечень может показаться безукоризненным, если бы не одно «но». Слово «соблюдение» требует после себя слов в родительном падеже, которые бы отвечали на вопросы «кого? чего?». Поэтому каждая рубрика должна начинаться так: Итак, вы познакомились с основными правилами построения и оформления списков (перечней). Надеюсь они помогут сделать ваши документы лучше.
Как оформлять документы
- паспорта владельцев (всех)
- идентификационные коды владельцев (включая несовершеннолетних)
- нотариально заверенное согласие супругов владельцев либо их личное присутствие с паспортами и идентификационными кодами
- свидетельства о браке ( если продавец состоит в браке ), свидетельство о расторжении брака ( если брак расторгнут ), свидетельство о смерти супруга ( если супруг продавца умер ).
- свидетельство о рождении ребенка (владельца ), его идентификационный код,
- решение опекунского совета (в случае прописки несовершеннолетних или недееспособных)
- подтверждения выполнения решения опекунского совета
- в случае продажи части общей стоимости нотариально заверенное согласие лиц, имеющих право приоритетной покупки
- правоустанавливающий документ (оригинал ) — т.е.
Как правильно оформить и выдать копии документов
Скачать журнал можно здесь. Как сделать копии документов Копия документа должна быть оформлена таким образом, чтобы по ней однозначно можно было идентифицировать оригинал. Поэтому в ней воспроизводится не только та информация, которая содержится в подлиннике, но и внешние признаки его оформления.
Для изготовления копий, как правило, используются такие технические средства как сканер или ксерокс. При этом копии документов по своей юридической значимости должны быть аналогичны исходникам.
Поэтому предъявляются особые требования к копиям документов, соответствие которым и подтверждает юридическую силу ксерокопии или электронного изображения оригинала. Справка Чтобы копия считалась юридически значимым документом, ее необходимо заверить в установленном порядке.
Гост р 6.30-2003: требования к оформлению документов
Каноны служебного этикета требуют, чтобы документы были подготовлены на основании точно выверенных фактов, содержали объективную и легко доказательную информацию и были убедительными. Несмотря на то, что деловой документ грешит сухостью и официальностью, он обязан быть составлен по всем правилам вежливости и уважительности, в том числе объяснительные записки, претензии, исковые заявления, требования об оплате и другие служебные документы с негативной окраской.
Ошибка 5. Неэффективная подача информации. В ходе деловой переписки и внутреннего ведения документооборота важно грамотно отразить информацию, чтобы составленный документ достиг своей цели. Для этого необходимо иметь навыки владения психологическим присоединением к адресату, либо его дистанциированием, грамотно распределять ответственность за результат и подавать негативную информацию в позитивном ключе.
Правильно оформить перечень документов
ВниманиеГрамотно составленный приказ или умно написанное деловое письмо формируют отношения в коллективе и с партнерами, клиентами, что напрямую отражается на результате общей деятельности компании, ее успехе или неудаче в бизнесе. Деловая переписка имеет свои особенности, поскольку не все факты официальной жизни возможно «упаковать» в строгий алгоритм однажды разработанного шаблона.
Особенности делового стиля письма Когда документы оформлены в определенном стандартном стиле, принятом в деловой среде, это значительно упрощает их обработку и прохождение по инстанциям. В некоторых случаях неправильное оформление может лишить документ юридического статуса.
Многие из нас не раз сталкивались с тем, что нехватка какой-то подписи, неверно указанная дата или должность исполнителя, либо руководителя, значительно усложняла жизнь подателю документа.
Часть 1. принципы
Так происходит потому, что такой список является одним предложением, представленным в виде перечня для удобства восприятия. С другой стороны, если подобный перечень не является частью продолжения, то каждый элемент начинается с прописной буквы и оканчивается точкой.
В этом случае мы имеем дело с перечнем предложений, отделенных друг от друга точками. Это же правило действует на составные списки. Если заголовок предполагает последующее членение текста, то в конце него ставится двоеточие, если же последующего членения не будет, ставится точка.
Если части перечня состоят из простых словосочетаний или одного слова, они отделяются друг от друга запятыми Если части перечня усложнены (внутри них несколько слов или есть запятые), их лучше отделять точкой с запятой (см. Пример 6).
Как правильно оформлять первичные документы
ВажноВо многих организациях и на предприятиях чаще всего действуют четко разработанные шаблоны и бланки разного рода документов.
Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов (продолжение)
ИнфоВ течение трех рабочих дней после того, как будет получен письменный запрос, работнику должны выдать испрашиваемые им копии документов. При этом все необходимые работнику справки и копии документов работодатель должен оформить и выдать бесплатно, как это следует из положений статьи 62 ТК РФ.
Получение копий документов может осуществляться и по почте. Для этого работник при написании заявления о выдаче копии документов должен указать, что документы, перечисленные в запросе, необходимо в по указанному им адресу направить по почте.
Читайте также: Учет копий документов Целесообразно в организации вести журналы, предназначенные для регистрации заявлений о выдаче и учета копий документов, выданных по запросам. Форма этих журналов может устанавливаться работодателем самостоятельно и утверждаться локальным нормативным актом.
Блог технического писателя Правила оформления списков (перечней) В статье пойдет речь о том, как оформлять списки и перечни. Какие требования предъявляются с точки зрения пунктуации, удобства восприятия и общего юзабилити. Обозначение элементов списка Когда в предложении встречается перечисление существует два варианта его записи: поставить двоеточие и перечислить составляющие перечня в одну строку, отделяя части запятыми;создать перечень, в котором каждый элемент будет стоять на новой строке. Второй вариант более предпочтителен с точки зрения восприятия текста и общего внешнего вида. Каждый элемент списка начинается с новой строки (пример 1). Чтобы сделать визуальное оформление еще понятнее используют маркеры (пример 2).
Маркерами выступают цифры арабского или римского алфавита, различные спецсимволы и буквы. Списки делятся на простые, т.е. состоящие из одного уровня членения текста (см.
Как правильно оформлять документы на чем оформляются документы
Темы:
- Документооборот
Какие требования к оформлению копий документов необходимо соблюдать, чтобы сохранить их юридическую силу. Из статьи вы узнаете:
- для чего могут потребоваться копии документов;
- как оформляется запрос копий документов;
- в какие сроки и каким образом осуществляется выдача копий документов;
- как сделать копии документов;
- как делать копии документов для отправки в электронном виде.
Для чего могут потребоваться копии документов Работник вправе обратиться по месту работы с запросом о предоставлении ему справок и копий документов, связанных с его трудовой деятельностью.
Этот вид кадровой документации не относится к сведениям, имеющим закрытый характер.
- копия — документ, полностью идентичный по содержанию ( а в некоторых случаях, и по оформлению) подлиннику;
- выписка — копия только той части документа, которая относится непосредственно к автору запроса. Она выдается когда требуется исключить сведения о персональных данных других сотрудников, а также иную информацию, относящуюся к категории служебной или конфиденциальной;
- дубликат — он оформляется на том же бланке, что и подлинник документа, имеет соответствующую пометку («Дубликат») и обладает такой же юридической значимостью, что и исходный документ;
- копия с копии — такой вид изготавливается в том случае, когда оригинал безвозвратно утрачен, но осталась его копия.
Справка Сотрудник может оформить, согласно которому ему будет выданы:
- копия приказа о приеме на работу, переводе, об увольнении и т.
1privilege.ru
Порядок оформления документов | Статьи
В делопроизводстве существует неизменный порядок оформления документов, который применим для всех видов деловой документации. Можно быть абсолютно уверенным, что точное знание данного регламента позволит избежать многих ошибок, возникающих при оформлении документов. Сегодняшняя статья посвящена порядку оформления документов.
Из данной статьи вы узнаете:
- из каких частей состоит любой документ и в каком порядке их оформлять;
- что предписывает ГОСТ по оформлению документов;
- использование бланков для оформления документов.
Многие секретари довольно часто совершают ошибки в оформлении документов. Зачастую это связано с недостаточным опытом работы либо со сложным оформлением некоторых документов. Чтобы таких проблем не возникало, давайте определим порядок оформления документов, с помощью которого удастся сделать данную процедуру более легкой и систематизированной.
Части документа и порядок их оформления
Любой документ делится на три части: заголовочная, содержательная и оформляющая. Как уже понятно из названия, заголовочная часть представляет собой заголовок документа и содержит информацию о компании, ее адрес, контакты и прочие юридические реквизиты (их набор может варьироваться в зависимости от вида документа).
Содержательная часть является сутью самого документа. К ней относится наименование деловой бумаги, ее номер, а также ее основная суть.
Оформляющая часть документации состоит из даты, подписи, расшифровки подписи (иногда с указанием должности лица, подписавшего документ) и прочих технических отметок, возникающих в процессе оформления и согласования.
К примеру, к числу таких отметок можно отнести гриф «Отклонено» или «Утвердить», которые проставляются внизу документа.
Читайте по теме в электронном журнале
Отметим, что самые частые ошибки в оформлении документов возникают в заголовочной или оформляющей частях. Как правило, содержательная часть может быть составлена практически произвольно (за исключением государственных и муниципальных учреждений, имеющих четкий регламент), при условии, что это никак не повлияет на суть документа. В то время, как заголовочная часть состоит из данных, любая ошибка в которых делает документ недействительным. К примеру, неправильное указание адреса компании или ошибка в названии могут привести к тому, что суд признает данный документ недействительным. Поэтому очень важно избежать ошибок при оформлении данной части.
Наиболее популярная ошибка в оформляющей части – это неправильная дата документа. Следует помнить, что на документе ставится дата подписания, а не его составления. Проще говоря, дата согласования или дата вступления документа в силу.
Из вышесказанного становится понятно, что порядок оформления документа должен следовать расположению частей на листе документа. В первую очередь необходимо правильно заполнить заголовочную часть, далее следует сама суть документа и только потом оформляющая.
Следует уточнить, что, как правило, оформляющую часть заполняет абсолютно другой сотрудник организации. Более того, она может быть заполнена сотрудником другой организации, клиентом компании и т.д. Это особенно актуально, когда речь идет о подписании договоров.
ГОСТ об оформлении документов
В России существует большое количество ГОСТов и инструкций, регламентирующих работу с документами на всех ее этапах. Самое почетное и важное место по праву принадлежит ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Именно он содержит основные требования и правила, которыми необходима руководствоваться в делопроизводстве при оформлении документов. Давайте разберемся подробнее в этом вопросе.
Как уже известно, ГОСТ Р 6.30-2003 последний раз выпускался в новой редакции в 2003 году. Предыдущие версии данного стандарта датируются 1990 и 1997 годами. Исходя из временного интервала между новыми редакциями ГОСТа можно сделать вывод, что в скором времени делопроизводителям стоит ждать новую редакцию стандарта, которая внесет свои коррективы в оформление документов в 2017 году.
Изменения коснутся трех разделов действующего ГОСТа: состав реквизитов на бланке, их оформление на документах и требования к бланкам документов.
Так, согласно проекту, в новой версии ГОСТа появится новый реквизит – Герб (другой официальный символ) муниципального образования. Использование данной символики предусмотрено Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»; в ред. от 14.10.2014, однако предыдущие версии ГОСТа не имеют данного реквизита.
Также новая версия ГОСТа будет содержать такой реквизит, как отметка о конфиденциальности, которая широко используется на практике, однако отсутствует в действующем ГОСТе, в виду чего постоянно возникают вопросы по поводу ее положения на листе документа.
Бланки в порядке оформления документов
Использование бланков во многом упрощает порядок оформления документов. При наличии готовых бланков для отдельных видов документов остается лишь заполнить содержательную часть документа и передать его на подпись. Это объясняется тем, что бланк организации уже имеет заполненную заголовочную часть. Также, если речь идет о бланке для отдельного вида документов, то он содержит и наименование документа, рядом с которым останется поставить порядковый номер.
Более того, бланки документов содержат пометки для заполнения основных реквизитов оформляющей части, что также существенно облегчает работу. При существенном объеме документооборота имеет смысл заказать изготовление бланков для наиболее популярных документов. Это не только сократит время и ошибки оформления, но и поможет в становлении репутации вашей организации.
Рекомендуем материалы по теме:
- Инструкция по делопроизводству: делаем объемный документ удобным для чтения
- Инструкция по делопроизводству. Раздел «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов»
- Как правильно оформить лист-заверитель дела?
www.sekretariat.ru
Как оформляют документы
Каждому человеку в своей жизни приходится оформлять те или иные документы. Сейчас это все чаще и чаще делают с помощью компьютера. Но, независимо от того, пишется ли документ от руки, печатается ли на пишущей машинке или с помощью ПК, его оформление подчиняется определенным правилам.
Единые требования и правила оформления документов устанавливаются государственными нормативными актами7. Они обеспечивают:
юридическую силу документов;
их оперативное составление и использование;
быстрый поиск;
возможность автоматизации работы.
Документы печатаются, чаще всего, на листах формата А4 и должны иметь поля:
левое — не менее 20 мм (обычно, 35 мм) — для подшивки;
верхнее — не менее 20 мм;
правое — не менее 10 мм;
нижнее — не менее 10 мм.
Любой документ состоит из набора составляющих его элементов (названия, текста, подписи и т. п.), которые называются реквизитами8. Расположение реквизитов на листе и их набор для каждого конкретного документа определяется стандартом. Мы рассмотрим несколько наиболее часто встречающихся видов документов.
На рисунке показано расположение реквизитов, использующихся в этих документах.
В адресе должны быть указаны должность, фамилия и инициалы получателя документа (в некоторых документах по традиции — и автора), например:
Директору школы №9999
Петрову В.В.
от ученика 8 класса «А»
Иванова Ивана
Реквизит «название документа» проставляется на всех документах, кроме писем. Он печатается заглавными буквами (раньше — по центру строки, теперь он, как и другие реквизиты печатаются с выравниванием по левому краю).
Дата — один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Чаще используется числовая запись даты, но допустима и полная.
Заголовок кратко описывает содержание документа. Он должен быть грамматически согласован с названием, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Например, «АКТ инвентаризации».
После заголовочной части документа («шапки») следует основной текст. Для него при наборе на компьютере используется «полное» выравнивание, абзацный отступ устанавливается примерно 5-8 мм.
Заканчивает документ обязательный реквизит — подпись. В ее состав входят: полное наименование должности; личная подпись и расшифровка (инициалы и фамилия). Документы коллегиального органа (собрания, совета, конференции и т. п.) подписываются его председателем и секретарем. На определенных видах документов подпись заверяется печатью, которая проставляется таким образом, чтобы захватить часть наименования должности и часть личной подписи.
Рассмотрим теперь конкретные виды документов.
Заявление — документ, содержащий просьбу или предложение, адресованный должностному лицу или организации. Этот документ должен содержать: адрес, название документа, дату, текст и подпись.
При поступлении в учебное заведение или устройстве на работу может понадобиться автобиография. Она включает: название, дату, текст (краткие сведения о себе в хронологическом порядке) и подпись. В ряд фирм желающие получить там работу должны предоставлять документ, похожий на автобиографию — резюме. Оно также содержит сведения биографического характера (в первую очередь, образование, опыт работы, навыки, имеющие отношение к профессии), а кроме того, персональные данные: фамилию, имя, отчество, специальность, адрес и телефон, дату и место рождения, гражданство, семейное положение (эти сведения указываются в начале текста).
В случае получения, например в долг, денег или ценностей, человек пишет специальный документ, подтверждающий это — расписку. В ней должны быть: название, дата, текст и подпись. В тексте необходимо указать паспортные данные получившего ценности, а также перечислить полученное, обычно, с указанием стоимости.
Все эти документы являются личными. Кроме них приходится иметь дело с различными видами служебных документов. Наиболее часто возникает необходимость составления докладных и объяснительных записок, а также протоколов различных заседаний.
Докладная и объяснительная записка по набору реквизитов похожи на заявление, отличаются же только назначением. Докладная составляется при необходимости поставить руководителя в известность о тех или иных событиях, а также может включать предложения в связи с ними. Объяснительная же пишется человеком, причастным к какому-либо происшествию, и содержит описание его действий и объяснение причин, по которым эти действия совершены.
Последний документ, который мы рассмотрим, — протокол. Он фиксирует ход собрания, совещания, заседания и включает следующие реквизиты: название документа, дату, номер, заголовок (название органа), текст, подписи председателя и секретаря. Текст протокола состоит из вводной и основной частей. В первой указываются председатель и секретарь, а также присутствующие (если более 10 человек, то только общее количество), затем — повестка дня.
В основной части — либо краткое изложение выступлений и принятые решения по каждому вопросу, либо только принятые решения.
Поскольку любой документ строится по некоторой стандартной схеме, при оформлении их с помощью компьютера рационально использовать шаблоны. Заранее для каждого вида документов готовится бланк, содержащий постоянные реквизиты (название и т. п.) и места для вписывания изменяющейся информации. Созданный бланк сохраняется на диске как шаблон. Затем, когда возникнет необходимость, достаточно будет загрузить его, заполнить пропуски и распечатать готовый документ. Не понадобится даже вписывать вручную дату — современные текстовые процессоры делают это автоматически, используя показания календаря компьютера.
Примечания
В настоящее время действует ГОСТ Р 6.30-97. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов»
От лат. Requisitum — необходимое
mirznanii.com
Правила оформления документов | Pro-Документ
Автор: admin
Официальные документы должны оформляться по стандартам. Требования к их составлению разработаны на федеральном уровне.
Реквизиты
Для деловых писем обязательным атрибутом являются реквизиты. Выделяют обязательные и дополнительные реквизиты. К I-ой группе относятся:
- Наименование учреждения;
- Вид документа;
- Дата составления/ подписания/ утверждения письма;
- Регистрационный номер;
- Заголовок;
- Непосредственно текст письма;
- Визы;
- Подпись руководителя;
- Отметка об исполнении.
Подпись документа должна иметь следующий состав:
- Указание должностного лица;
- Подпись;
- Расшифровка подписи – фамилия полностью и инициалы.
Если документ подписывается сразу несколькими лицами, имеющими равные должности, подписи должны располагаться на одинаковом уровне. Юридическая сила документа подтверждается гербовой печатью. Оттиск печати, согласно правилам, должен захватывать часть подписи и названия должности лица, который подписывает документ.
Бланки
Официальные бумаги оформляются на фирменных бланках, которые изначально содержат все необходимые реквизиты. Внутренние документы могут оформляться на обычных белых листах А4 или А5.
Реквизиты на фирменных бланках чаще всего имеют угловое расположение. Также документ может иметь угловой штамп. Если речь о большом числе печатных знаков, используется продольное расположение реквизитов.
По своему назначению выделяют:
- Общие бланки, предназначенные для всех типов документации, за исключением писем;
- Бланки писем;
- Бланки конкретных видов документов.
Стандартные поля бланков:
- Левое – 20 мм;
- Правое – 10 мм;
- Верхнее –10 мм;
- Нижнее – 10 мм.
Основной текст
Текст делового письма должен быть лаконичным. Не допускается использование нечетких формулировок, которые можно истолковать двусмысленно. Не приветствуется обсуждение сразу нескольких вопросов в рамках одного письма. Тема документа должна быть сформулирована уже в заголовке.
Тон изложения должен быть нейтральным. При написании официальных бумаг используются шаблонные фразы и стандартные языковые обороты: «Считаем нужным оповестить …», «Во исполнение постановления …», «Согласно достигнутым договоренностям …», «Гарантируем соблюдение сроков поставки …» и т.п. Нежелательным является использование профессионализмов и заимствованной лексики. Если же такие слова все-таки присутствуют в тексте, они должны иметь пояснение или уточнение.
Все структурные элементы основного текста принято отделять с помощью двух интервалов. Если объем документа превышает 10 станиц, в его начале необходимо писать «Содержание», где указываются названия пунктов и страницы, на которых они расположены.
Нумерацию деловых писем делают арабскими цифрами. Предпочтение отдается сквозной нумерации.
Приложения
Если к письму имеются приложения, то после текста должна быть соответствующая отметка (в виде отдельного реквизита). Вариантов оформления такой отметки несколько:
- Если приложение не названо в тексте, следует указать его название.
- Когда приложение не одно, делается нумерация.
- Если приложение сброшюровано, число страниц не указывается.
- Если приложение должно быть направлено только по основному адресу, а не по всем адресам рассылки, это также следует указать.
Вот самые общие правила составления деловых писем. Детальное описание норм оформления официальных документов можно прочитать в тексте ГОСТа Р 6.30-2003.
Рубрика: Технологии делопроизводства.
Навигация по записям
Предыдущий пост: ← Организационно-правовые документыСледующий пост: Новая рубрика «Краткий курс секретарской жизни» →
pro-document.ru
Оформление документов по ГОСТу
Казалось бы, зачем студенту знать требования к оформлению документов? И без того много всяких правил и стандартов, которые придется изучать.
Увы, так или иначе, во время обучения вам придется столкнуться с бюрократией. Что говорить о тех, кто задумался о собственном бизнесе? Лучше, если вы изучите требования к документам заранее и научитесь применять их на практике.
На данный момент при оформлении текстовых документов используют ГОСТ 7.32 — 2001, а организационно-распорядительной документации – ГОСТ Р 6.30-2003. По последнему стандарту создают письма, протоколы, распоряжения, приказы и другие документы, которые включены в ОКУД. ГОСТ предъявляет достаточно строгие требования к оформлению документов.
Бланки для документов
Оформление документов по ГОСТу немыслимо без специальных бланков. Бланки также стандартизированы – их создают на бумаге белого цвета или светлого оттенка. Документы печатают на бумаге формата А4 или А5. Другие форматы стандартами не предусмотрены. У бланков должны быть поля: справа не менее 10 мм, а сверху, слева и снизу – 20 мм.
На бланках есть зона, отмеченная пунктиром, куда вводят реквизиты. Такие зоны могут иметь разные размеры в зависимости от типа данных.
Перечень реквизитов несложно найти в сети. В его состав входят такие элементы, как герб РФ, герб субъекта РФ, данные об организации, дате и месте составления документа, подпись, печать, различные виды отметок и идентификаторов. К оформлению реквизитов ГОСТ тоже предъявляет требования.
Требования к реквизитам
В ГОСТ 2003 требования к оформлению документов не такие уж сложные. Достаточно запомнить несколько важных деталей.
Согласно ГОСТ 2003, при оформлении документов нужно использовать гербы и печати, а также другие элементы, предусмотренные законодательством. Так, герб РФ используется в соответствии с законом «О Государственном гербе РФ». Каждый вид документа должен иметь код. Код формы можно взять из ОКУД – Общероссийского классификатора управленческой документации.
Организация должна использовать на бланке свое настоящее название, которое было закреплено в учредительных документах. Менять название компании запрещено — это один из важных реквизитов. Если организация работает в одном из субъектов РФ, где используется дополнительный язык (например, татарский), то ее название должно быть прописано на двух языках сразу. наименование организации на языке субъекта размещают под наименованием на русском (либо справа). Точно так же размещают названия филиалов и дочерних компаний – сначала в бланке указывают данные об основной компании, и только затем – о филиале.
Больше информации о составлении документов можно получить в ГОСТ Р 6.30-2003.
studlance.ru