Оплачиваемый отпуск штата Орегон вступает в силу в 2023 году: что нужно знать работодателям
Программа страхования оплачиваемого отпуска по семейным обстоятельствам и болезни штата Орегон, известная как Оплачиваемый отпуск штата Орегон, вступает в силу 1 января 2023 года, но работодатели могут захотеть начать подготовку и понимание теперь новый закон.
Работодатели с двадцатью пятью или более сотрудниками в любой точке мира и по крайней мере одним правомочным сотрудником в штате Орегон, включая удаленных сотрудников, должны соблюдать требования этого закона.
Оплачиваемый отпуск штата Орегон — это государственная программа замещения заработной платы, предназначенная для компенсации работникам, которым необходимо взять отпуск для ухода за ребенком и общения с ним после рождения или усыновления ребенка, для восстановления после серьезного заболевания или для уволиться, если работник или член семьи работника подверглись домашнему насилию, сексуальным посягательствам или домогательствам.
Работники должны быть наняты для получения пособий, и они не могут одновременно получать компенсацию работникам и/или пособия по страхованию от безработицы.
Работники в штате Орегон, заработавшие не менее 1000 долларов США в течение четырех из пяти кварталов до начала отпуска в рамках оплачиваемого отпуска штата Орегон, имеют право подать заявление на получение оплачиваемого отпуска.
Сотрудники, проработавшие у работодателя не менее девяноста дней, могут взять отпуск с сохранением рабочего места в рамках оплачиваемого отпуска штата Орегон. Работники могут взять двенадцать недель оплачиваемого отпуска в год.
Если квалифицирующие причины для отпуска по оплачиваемому отпуску штата Орегон и отпуска по Закону штата Орегон об отпуске по семейным обстоятельствам (OFLA) или федеральному Закону об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (FMLA) совпадают, отпуск будет длиться одновременно максимум до шестнадцати недель. комбинированного отпуска в год или восемнадцати недель, если работница испытывает инвалидность, связанную с беременностью.
Сотрудники могут брать отпуск в рамках оплачиваемого отпуска в штате Орегон с перерывами, еженедельно или ежедневно.
Перед подачей заявления на получение оплачиваемого отпуска в штате Орегон сотрудники могут выбрать исчерпание накопленного оплачиваемого отпуска или защищенного отпуска по болезни в соответствии с Законом штата Орегон об оплачиваемом больничном. Работник также может использовать накопленный оплачиваемый отпуск и оплачиваемый отпуск по болезни в дополнение к пособиям Paid Leave Oregon, если еженедельные пособия меньше, чем недельная заработная плата работника. Работодатели не могут требовать от сотрудников исчерпания оплачиваемого отпуска и оплачиваемого времени болезни перед подачей заявления на получение оплачиваемого отпуска в штате Орегон.
С 1 января 2023 г. работники и работодатели должны вносить взносы в фонд оплачиваемого отпуска штата Орегон. Работники будут вносить 60 процентов, а работодатели будут вносить 40 процентов от общей ставки взноса, ежегодно определяемой Департаментом занятости штата Орегон (OED), который имеет установленный законом максимум в размере 1 процента заработной платы.
Работодатели могут выбрать выплату взносов как за работников, так и за работодателей в качестве вознаграждения работникам. С 3 сентября 2023 г. сотрудники могут начать подавать заявки на получение оплачиваемого отпуска в штате Орегон.
Работодатели, на которые распространяется действие закона, могут принять следующие меры, чтобы подготовиться к вступлению в силу этого нового закона до 1 января 2023 года. в общественном месте на рабочем месте. До тех пор работодатели могут рассмотреть возможность подготовки и направления письменных уведомлений работникам о том, что они начнут получать вычеты по программе оплачиваемого отпуска в штате Орегон из их зарплаты.
Работники вносят 60 процентов, а работодатели вносят 40 процентов от установленного законом максимума в 1 процент от заработной платы работника, но не более 132 900 долларов США в год. Например, если работник зарабатывает 1000 долларов в месяц, то работник вносит 6 долларов, а работодатель вносит 4 доллара в месяц.
Проверка процедур расчета заработной платы и регистрация в Frances Online
Работодатели могут захотеть проверить свои процедуры обработки заработной платы и зарегистрироваться на Frances Online, новом портале для работодателей OED для отчетности по налогам работодателя, налогам на страхование по безработице и взносам штата Орегон на оплачиваемый отпуск. С 6 сентября 2022 года Frances Online заменила систему отчетности по заработной плате штата Орегон.
Работодатели могут захотеть сотрудничать со своим поставщиком услуг по расчету заработной платы, чтобы убедиться, что правильно рассчитанные взносы сотрудников удерживаются из заработной платы, начиная с 1 января 2023 года. отказаться от оплачиваемого отпуска в штате Орегон, если у него есть эквивалентный план, одобренный OED. OED начал принимать заявки на эквивалентные планы через Frances Online 6 сентября9.0003
На момент написания этой статьи Департамент потребительских и деловых услуг штата Орегон не утвердил ни одного страхового продукта, удовлетворяющего требованиям ООП.
Работодатели могут подумать о том, чтобы спросить своих страховщиков, планируют ли они предлагать какие-либо эквивалентные страховые продукты.
Хотя крайнего срока для подачи заявок на эквивалентные планы нет, OED рекомендует работодателям подавать заявки до 30 ноября 2022 г., чтобы обеспечить своевременное утверждение до 1 января 2023 г. Рассмотрение и утверждение занимает около тридцати дней. OED выпустил контрольный список для работодателей, которые хотят подать заявки, и вскоре выпустит набор инструментов для работодателей.
Если работодатель намеревается подать заявку, но еще не готов, он может подать заявление о намерении получить одобрение формы эквивалентного плана через Frances Online, подтверждающее, что работодатель будет иметь утвержденный эквивалентный план к 31 мая 2023 г.
При подаче заявления о намерениях работодатель не будет обязан удерживать взносы с 1 января 2023 г. Однако, если заявление работодателя на эквивалентный план будет отклонено, работодатель «будет нести ответственность за взносы с 1 января 2023 г.
[ ] до тех пор, пока утвержденный план не вступит в силу». Последний день, когда работодатель может подать декларацию о намерениях, — 30 ноября 2022 года.
Даже если работодатель не решит использовать эквивалентный план в 2023 году, он может подать заявку на эквивалентный план в последующие годы. Точно так же, если работодатель решит прекратить использование эквивалентного плана и решит использовать PLO в последующие годы, он может подать документы в OED для этого.
Пересмотр существующих правил и процедур отпуска
Оплачиваемый отпуск Требования штата Орегон аналогичны, но не идентичны требованиям OFLA и FMLA, которые соответственно предоставляют защищенный, но неоплачиваемый отпуск штата и федеральный отпуск. Например, отпуск, связанный с жертвами домашнего насилия, покрывается Оплачиваемым отпуском штата Орегон, но не OFLA или FMLA.
Если работодатель не использует эквивалентный план, OED будет управлять льготами по оплачиваемому отпуску штата Орегон.
OED уведомляет работодателя, когда сотрудник подает заявление или получает разрешение на получение отпуска в рамках оплачиваемого отпуска штата Орегон. Работодатель управляет льготами OFLA и FMLA и должен отслеживать использование работником отпусков OFLA, FMLA и оплачиваемых отпусков штата Орегон.
Работодатели могут рассмотреть возможность пересмотра своих правил и процедур в отношении отпусков, чтобы выяснить, нужно ли их обновлять, чтобы они соответствовали требованиям штата Орегон в отношении оплачиваемого отпуска.
Проверка обязательных требований к ежегодной отчетности
Все работодатели, включая тех, кто использует утвержденные эквивалентные планы, должны соблюдать требования к отчетности штата Орегон по оплачиваемому отпуску в отношении численности сотрудников и взносов, удержанных из заработной платы сотрудников.
Работодатели должны обновлять свои заявки на эквивалентные планы каждые три года. Все обязательные отчеты и заявки должны быть поданы через Frances Online.
OED должен завершить разработку правил администрирования оплачиваемого отпуска в штате Орегон к 22 сентября 2022 г.
Версия этой статьи была ранее опубликована Law360.
Выплаты во время отпуска
В этом разделе мы определим различные виды выплат, которые вы можете получать во время отпуска. В этом разделе также будет обсуждаться интеграция и восстановление вашего накопленного отпуска. В этом разделе также рассматриваются правила округа, касающиеся заполнения вашей карточки учета рабочего времени во время отпуска.
Государственное страхование по инвалидности (SDI) и оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам (PFL)
SDI
- План страхования с частичной оплатой труда для работников штата Калифорния, управляемый Департаментом развития занятости (EDD)
- Утверждено государством и финансируется за счет отчислений из заработной платы сотрудников
- Краткосрочная частичная замена заработной платы работникам, имеющим на это право, которые теряют заработную плату, когда они не могут работать из-за болезни или травмы , НЕ СВЯЗАННОЙ С ПРОИЗВОДСТВОМ , или инвалидизирующего состояния в результате беременности или родов
- Замена примерно 60–70% вашей зарплаты, заработанной за 5–18 месяцев до даты вступления в силу вашего заявления (в 2019 году не более 1 252 долларов США в неделю).
- Примечание. До начала оплаты 7-дневный период ожидания
- Дебетовые карты обычно отправляются штатом через 3-4 недели после получения форм EDD
- Полностью заполнив заявку и проверив правильность всей информации, вы с большей вероятностью получите свою дебетовую карту своевременно.
PFL
- Обеспечивает до 8 недель родительской выплаты для работников штата Калифорния и управляется Департаментом развития занятости (EDD)
- Можно сдать сразу после окончания SDI или в любое время в течение 1 года после рождения или помещения усыновленного или приемного ребенка
- Примечание. Период ожидания до начала выплаты PFL отсутствует
- Деньги будут переведены на дебетовую карту EDD.
Завершение приложения SDI
Округ Сан-Матео не управляет программами SDI или PFL. Эти планы находятся в ведении Государственного EDD. Информация в этом разделе предназначена для помощи сотрудникам.
Сотрудники несут единоличную ответственность за надлежащую подачу претензии в EDD, и любые вопросы, связанные с вашей претензией, следует решать непосредственно в EDD. Использование адреса офиса контролера ускорит процесс интеграции и восстановления только в том случае, если вы решите использовать накопленное время в течение того же периода, когда вам выплачивается пособие SDI/PFL
Формы SDI
- Заполните заявку онлайн или вы можете получить бумажный пакет у специалиста по расчету заработной платы вашего отдела
- Поместите заполненную, подписанную(ые) форму(ы) в предоставленный конверт
- Подать заявление онлайн или по почте не ранее, чем через 9 дней и не позднее, чем через 49 дней после первого дня, когда вы стали инвалидом
- Вы можете получить доступ к онлайн-приложению, войдя на веб-страницу EDD по адресу: www.edd.ca.gov/Disability/SDI_Online.htm.
- Нажмите «Программы льгот онлайн»
- Выберите «Войти» или «Регистрация»
- Зарегистрируйтесь, если вы впервые используете SDI онлайн, или используйте существующую учетную запись, если у вас уже была учетная запись
- В разделе A13 используйте адрес офиса контролера в качестве почтового адреса: 555 County Center, 4th Floor, Redwood City, CA 94063
- В соответствии с разделом A26 — «Если ваш работодатель (работодатели) продолжали или будут продолжать платить вам во время вашей нетрудоспособности»
- Укажите тип оплаты: Отметьте «ДРУГОЕ» и укажите только «LSDI» (без SDI)
Пособие по средней беременности
Отпуск по SDI по средней беременности:
- До 4 недель до рождения ребенка (первые 7 дней — это период ожидания SDI)
- От 6 недель (обычные роды) до 8 недель (кесарево сечение) после рождения
- На этот шаблон может повлиять ряд обстоятельств.
- Объединит больничный, отпуск, компенсацию, отпуск, используемый сотрудником, если только сотрудник не уведомит контролеров через форму
Оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам
- До 8 недель родительской привязанности
- Можно сдавать сразу после окончания SDI или в любое время в течение 1 года после рождения или помещения усыновленного или приемного ребенка
- Можно принимать с интервалом в 2 недели
Интеграция и восстановление
Сотрудники, находящиеся в оплачиваемом отпуске по FMLA, CFRA или PDL, не обязаны использовать накопленный остаток оплачиваемого отпуска. Но если они это делают, этот процесс описывает интеграцию накопленного оплачиваемого отпуска с пособиями SDI или PFL.
Интеграция
- Интеграция или согласование пособий SDI или PFL — это процесс, при котором работнику выплачивается полная сумма еженедельного пособия SDI или PFL, а работнику также выплачивается заработная плата из имеющегося у вас накопленного отпуска для покрытия разницы между вашим нормальная заработная плата и то, что вы получаете от SDI/PFL.
- С помощью этого процесса работник потенциально может получать до 100 процентов своей обычной брутто-недельной заработной платы за период времени, в течение которого он получает пособие SDI или PFL
Восстановление
- Восстановление — это процесс, являющийся частью общего процесса интеграции.
- Поскольку сотрудники могут использовать свои начисленные остатки авансом для выплаты своей обычной заработной платы, процесс восстановления дает сотрудникам возможность «приобрести» и «восстановить» некоторые из этих использованных начисленных остатков, используя платеж, полученный ими от SDI/PFL, в « восстановить» некоторые из ранее использованных часов
- «Восстановленные» часы будут возвращены в начисленный баланс для сотрудника
- В процессе восстановления будет восстановлена только часть часов, уже использованных сотрудником, из накопленного остатка, поскольку SDI/PFL не покрывает полную заработную плату сотрудника
Иллюстрация:
Дата вступления претензии в силу |  11.2017 |
Еженедельный тариф SDI: | 590 $ |
SDI Двухнедельный курс: | 1180,00 $ |
Валовой доход за две недели: | 3088,80 долл. США (почасовая ставка: 38,61 долл. США) |
Разница между брутто-двухнедельным и SDI двухнедельным: | 1908,80 $ |
Сумма восстановления: | 30,60 часов |
Если работник использовал 80 часов отпуска по болезни = код табельного учета 035 за тот же период выплаты заработной платы, округ восстановит 30,60 часов обратно в свой банк накопления отпусков по болезни 9 часов.0003
Формула восстановления:
Всего SDI за две недели: | 1180,00 $ |
| 38,61 $ |
Общее количество восстановленных часов: | 30,56 округлить до 30,60 |
Примечание. часов восстановления рассчитываются, начиная с даты вступления претензии в силу, указанной в заявлении SDI/PFL. Нет восстановления в течение 7-дневного периода ожидания. В приведенном выше примере, если у вас есть свободные остатки отпуска, в вашей зарплате будет указано:
| . Не использовать: | 80,0 отпуск по болезни (или соответствующий отпуск) 3 доллара США, 088,80 |
Настройка: | Платеж SDI (1180,00 долларов США) |
Восстановление: | 30,6 часов |
Фактические часы использования: | 49,4 |
Мы будем продолжать интеграцию до тех пор, пока не будут исчерпаны имеющиеся отпуска или пока сотрудник не даст нам указание не интегрировать.
В этом примере, если вы начали со 100 часов и продолжаете получать платежи SDI, интеграция может продолжаться в течение 2 периодов оплаты.
Дополнительная информация о восстановлении
- Если вы решите использовать накопленный отпуск по болезни при получении выплат SDI/PFL, вы должны интегрировать или рискуете потерять свои выплаты SDI/PFL.
- Предоставьте копию формы восстановления вашему специалисту по расчету заработной платы, чтобы он знал, какие часы вы НЕ разрешили использовать.
- VTO не может быть восстановлен
Кодирование табельного учета/Начисленный отпуск
- Сотрудники имеют право использовать накопленные остатки, такие как отпуск по болезни, отпуск, компенсация и отпуск, во время своего отпуска.
